個人事業主や法人は、経費等の領収書を保存しておかなければいけません。
税務署に対する経費等の証明のために避けて通れないものではありますが、売上を生むわけではないので、なるべく手間をかけずにやっていきたいところです。
「ここに入れておく」という箱を作りましょう
まずは財布の中の領収書を入れておく箱を作りましょう。「箱」と言っても、引き出しとかクッキーの缶とかで十分です。私は100均のプラスチックトレーを使っています。
定期的に財布の中の領収書を出して、プライベートのものはゴミ箱へ、事業用のものはこの中へ入れていきます。
貼るのが良いかとか封筒が良いかという話の前に、紛失しないことが第一です。「とにかくここへ入れる」という場所を作っておきましょう。
たまに大きめの領収書もありますので、大きめの入れ物を用意しておくと良いです。私は取引量が少ないので、領収書だけでなく経理書類は何でもかんでもこの中へ入れてしまっています。いわゆるフリーランスの方ならそれで良いのではないかと思います。
入力→整理
箱の中に入れている領収書は定期的に会計ソフトに入力していきます。入力の頻度は最低でも月1回、領収書の量が多ければ2週に1回や週1回といったペースで行いましょう。（私は量も少ないし面倒なので月1回）
会計ソフトにきちんと入力してあれば、後から確認したいときもデータを見ればよく、領収書を見返すことは基本的にありません。
入力ができたら整理していきます。整理の方法には以下のようなものがあります。
- 紙に貼る
- 封筒に入れておく
- 専用のファイルに入れておく
たまに「貼らなければいけない」と思われている方がいらっしゃいますが、それは誤解です。きちんと保存してあれば形式は問いません。
オススメは「封筒に入れておく」
まずおすすめしないのは「紙に貼る」方法です。
見た目はきれいですが、台紙の分かさばりますし、何より手間がかかります。経理というのはきちんとしなければいけませんが、不必要に時間をかけてはいけません。売上を生む活動により多くの時間を割くべきです。
おすすめは「封筒に入れておく」方法です。もちろん私自身もそうしています。
色んなところから届く封筒を使えば良いのでお金がかかりませんし、一番手間がかかりません。
私は日付順に並べてホチキス止めしていますが、そのへんはやらなくても良いです。最低限月ごとに分けて入れておけば大丈夫です。
ちなみに、私は領収書だけでなくその月の経理資料は全て1つの封筒に入れています。
「大きな会社だと貼った方が良いのでは？」と思われるかもしれませんが、それもどうでしょうか。
やることは基本的に同じで量が増えるだけのことなので、同じやり方で良いのではないかと思います。量が多い場合は、月1ではなく週1や3日毎といった具合でスパンを短くすれば良いです。
大企業だと書類が膨大なスペースを占めてしまっているでしょうから、その場合は電子帳簿保存を検討することになるでしょうか。
